Adopté par le Parlement européen le 14 avril 2016 et entré en vigueur le 25 mai 2018, l’acronyme RGPD signifie « Règlement Général sur la Protection des Données».. Il a pour but de renforcer les droits des personnes dont les données sont traitées en encadrant juridiquement le traitement de leurs données personnelles. Il permet d’encadrer le traitement et la circulation des données à caractère personnel en Europe.
Qui sommes-nous ?
KOKI SOFTWARE est une entreprise spécialisée dans le développement de logiciels et de solutions informatiques innovantes. En tant que responsable de traitement, KOKI SOFTWARE a au cœur de ses préoccupations la protection de vos données à caractère personnel.
Par conséquent, nous veillons à respecter l’application de la loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée ainsi que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ce règlement européen est un texte de référence en matière de protection des données à caractère personnel. Il renforce et unifie la protection des données pour les individus au sein de l’Union et est applicable dans l’ensemble des 27 états membres à compter du 25 mai 2018.
Les principaux objectifs du RGPD sont à la fois d’accroître la protection des personnes concernées par un traitement de leurs données à caractère personnel et la responsabilisation des acteurs de ce traitement. L’article 4 du RGPD définit la donnée à caractère personnel comme « Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » (exemple : nom, n° d’immatriculation, n° de téléphone, date de naissance, données de localisation …).
Dans le cadre de notre activité, KOKI SOFTWARE traite vos données personnelles, recueillies, nom et prénom, adresse email, nom de la société, numéro de téléphone. Le fait de collecter vos données sert en premier lieu un objectif d’amélioration KOKI SOFTWARE. En second lieu, KOKI SOFTWARE peut utiliser vos données à des fins statistiques afin d’améliorer le logiciel souscrit.
Comment vos données sont-elles sécurisées ?
KOKI SOFTWARE assure la sécurité de vos données à caractère personnel en mettant en place des moyens de sécurisation physiques et logiques contre toute perte, destruction, altération ou divulgation non autorisée de données à caractère personnel.
Par ailleurs, l’ensemble du personnel de KOKI SOFTWARE sont régulièrement sensibilisés à la protection ainsi qu’au principe de confidentialité des données. De plus, les données personnelles collectées au sein de KOKI SOFTWARE ne seront en aucun cas cédées, louées ou échangées.
Pourquoi collectons-nous ces données ?
La collecte de vos données personnelles est nécessaire pour assurer le bon fonctionnement de notre site internet vitrine et le respect des obligations légales et réglementaires. À ce titre, voici une liste des actions pour lesquelles vos données sont indispensables : la réponse à vos demandes de renseignements via le formulaire de contact, la gestion de vos inscriptions à notre newsletter, la possibilité de vous contacter pour des informations importantes concernant nos services ou produits, et la réalisation de statistiques anonymes pour améliorer notre site et nos services.
Quelles sont les finalités et bases légales des traitements de vos données ?
Les traitements mis en œuvre au sein de KOKI SOFTWARE s’inscrivent dans le cadre, selon les cas, (i) d’une obligation légale à laquelle KOKI SOFTWARE est soumis, ou (ii) de la réalisation d’un contrat avec nos clients pour fournir nos services de traçabilité du nettoyage.
Dans le respect de la proportionnalité et de la minimisation des données, seules les données nécessaires et pertinentes au regard des finalités poursuivies sont collectées. KOKI SOFTWARE s’engage à ne recueillir que les données strictement nécessaires à la finalité du traitement.
– Dans le cadre de notre site internet vitrine, les données sont collectées dans le but de fournir des informations sur nos services de traçabilité du nettoyage, répondant ainsi à l’intérêt légitime de nos visiteurs à en savoir plus sur nos offres.
– Dans le cadre des obligations légales
KOKI SOFTWARE peut collecter des données à caractère personnel en raison d’obligations légales qui lui incombent. L’obligation légale découle impérativement de textes légaux internationaux, européens ou nationaux dont dépend KOKI SOFTWARE. Par conséquent, certaines données peuvent notamment être collectées à des fins de facturation ou de contrôle de l’activité.
Quels sont les destinataires de vos données et qui peut y accéder ?
Vos données sont réservées au personnel de KOKI SOFTWARE et aux gestionnaires des services administratifs, logistiques et informatiques du KOKI SOFTWARE. Certaines de vos données peuvent être transmises à des tiers autorisés (ex. : autorités de police ou judiciaires) à nos prestataires de services techniques et sous-traitants intervenant pour le compte et sur les instructions de KOKI SOFTWARE.
Dans tous les cas : (i) l’accès à vos données par ces destinataires est limité aux catégories de données qui leur sont strictement nécessaires pour leur mission, et (ii) ces derniers sont soumis à une obligation contractuelle de confidentialité. Les données ne sont pas transmises hors de l’UE ou à d’autres destinataires sans votre consentement explicite et préalable.
Quelle est la durée de conservation des données ?
La durée de conservation des données personnelles collectées via notre formulaire de contact est fixée à 12 mois. Conformément aux exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vos informations seront conservées pendant cette période afin de répondre à vos demandes et de remplir nos obligations légales, après quoi elles seront effacées de manière sécurisée ou anonymisées. Nous nous engageons à protéger vos données et à les conserver uniquement le temps nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées. Pour toute question supplémentaire concernant notre politique de confidentialité ou la gestion de vos données, n’hésitez pas à nous contacter.
Quels sont vos droits ?
En application de la loi Informatique et Libertés ainsi que du RGPD, vous disposez de plusieurs droits dont vous pouvez vous prévaloir à tout moment :
– Droit d’opposition : permet de vous opposer à certains traitements de données vous concernant.
– Droit d’accès : permet de savoir quelles données ont été traitées et d’en recevoir la communication via une copie.
– Droit de rectification : permet de corriger les informations inexactes ou incomplètes.
– Droit à l’effacement : permet de demander l’effacement des données vous concernant.
– Droit à la limitation du traitement : permet de limiter l’utilisation de vos données.
– Droit à la portabilité : permet de récupérer ses données pour soi ou pour les transmettre à un tiers en fonction de la base légale choisie.
– Droit au retrait du consentement : permet de retirer son consentement à condition que le consentement soit la base légale choisie.
– Le droit de définir des directives sur la conservation, l’effacement et la communication de vos données après votre décès : Vous avez la possibilité d’organiser le sort de vos données personnelles après la mort.
A qui pouvez-vous vous adresser ?
Vous pouvez faire valoir vos droits :
– Par voie électronique : dpo.koki@koki-software.fr
– Par voie postale : 169 RUE VICTOR HUGO – 69400 VILLEFRANCHE SUR SAONE – FRANCE
Par ailleurs, vous pouvez consulter le site Internet de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) si vous souhaitez obtenir davantage d’informations sur l’étendue de vos droits (https://cnil.fr). Vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL : TSA 90715, 3 Place de Fontenoy, 75007 PARIS
Politique de cookies
Qu’est-ce qu’un cookie ?
Les cookies sont des fichiers destinés à être stockés sur vos appareils (smartphone, ordinateur, etc.) qui seront utilisés sur notre site Internet koki-software.com afin d’interagir avec votre navigateur pour lui envoyer ou recevoir des informations.
Pourquoi utilisons-nous des cookies ?
KOKI SOFTWARE utilise des cookies à des fins d’enrichissement de contenus, d’analyse statistiques et de suivi des demandes que vous pouvez formuler. Aucun transfert ou cession de vos données à des tiers n’a lieu.
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Ces données sont collectées avec votre consentement, et ce de manière explicite. Vous pouvez à tout moment vous opposer au dépôt de ces cookies. De plus, vous pouvez à tout moment retirer ce consentement soit par le biais des outils mis à votre disposition en ligne (gestion des cookies), soit par saisie des services responsables du traitement de vos données.
Vous pouvez également saisir à cette fin le Délégué à la protection des données dpo.koki@koki-software.fr
Combien de temps conservons-nous les cookies ?
Le stockage de ces données est, par ailleurs, limité dans le temps à une date de péremption de 13 mois. A l’issue de cette période, vos données personnelles sont supprimées. Dans le cas d’une inscription à un service en ligne, une demande de renouvellement de consentement vous est adressée.
Tous les collaborateurs de Koki Software s’impliquent !
L’ensemble des collaborateurs de Koki Software s’impliquent dans la mise en conformité au RGPD. Des réunions sont organisées régulièrement afin d’apporter des solutions concrètes à l’amélioration de la protection des données à caractères personnelles.
Sécurité du centre de données
Contrôles de sécurité Contrôles environnementaux Alimentation électrique Locaux et température Détection et lutte contre l’incendie Sécurité opérationnelle Prévention contre les logiciels malveillants Gestion des vulnérabilités Contrôles d’autorisation maintenance des systèmes Consultation et revue de sécurité Sécurité et cycle de vie Tests et revue de sécurité reprise et plan de continuité de l’activité
Afin de réduire l’interruption de service due à une panne de matériel, à certaines catastrophes naturelles ou autre, Koki Software via XEFI met en œuvre un programme de reprise sur sinistre sur tous les sites de ses centres de données. Ce programme inclut plusieurs composants destinés à réduire le risque de point de défaillance unique, dont le suivant :
Outre la redondance des données et la dispersion régionale des centres de données, Koki Software dispose également d’un plan de continuité de l’activité pour son siège. Ce plan tient compte des sinistres majeurs, tels qu’un séisme ou une crise sanitaire publique. Ce plan est conçu pour assurer la continuité des opérations des services destinés à nos clients.
Vos données sont entre de bonnes mains
Une protection intégrée à plusieurs niveaux. En plus des protocoles internes, Koki Software a su s’entourer d’experts de qualité pour l’hébergement et la supervision des serveurs. Votre système d’information est donc en sécurité. De plus, à partir de leur tableau de bord, les administrateurs fonctionnels peuvent régler les processus d’authentification, de protection et de contrôle opérationnel.
Pour plus d’informations juridiques, veuillez consulter nos mentions légales. Pour contacter notre DPO, veuillez envoyer un e-mail à Rémi LEBRE à l’adresse dpo.koki@koki-software.fr.
